La gestión del tiempo para el autónomo es una asignatura que debe superar para tener éxito laboral. Sin embargo, la realidad es que para muchos esta sigue siendo una asignatura pendiente.
Pero no solo hablamos exclusivamente de trabajo, sino también del tiempo libre. A menudos escuchamos la queja constante de no tener tiempo para nada. ¿Por qué el día no tendrá algunas horas más? Este suele ser un pensamiento recurrente cuando nuestros propósitos se ven frustrados por falta de tiempo. Si tú también crees que a tu día le faltan horas, desde Asesoría Lavado queremos ofrecerte algunas recomendaciones que te ayudarán a organizarte mejor y dejar de lado esa sensación.
Lo prioritario es organizar y administrar nuestra jornada laboral de una forma eficiente, para así aprovechar al máximo las horas. Para tener éxito, es necesario utilizar las técnicas adecuadas. A continuación te detallamos algunas de las más importantes.
Priorizar las tareas: Debemos crear una escala de importancia o urgencia dentro de nuestro planning de trabajo, tanto semanal, como mensual, como a largo plazo si lo requiriese nuestra empresa.
Para muchos autónomos, el planning de trabajo solo está en su cabeza, no existe un documento o un archivo donde recoja sus tareas planificadas. Esto puede conllevar olvidos o equivocaciones dentro de la planificación que siempre derivarán en pérdidas de tiempo y por tanto de dinero.
Elaborar un planning de trabajo, es una tarea fundamental en aquella empresa que quiera gestionar su tiempo adecuadamente. Dentro de este planning, deben destacar aquellas tareas más importantes, de manera que se refleje claramente el orden de prioridad.
Planificar la lista de tareas: Una vez tenemos identificadas las tareas y el grado de urgencia de cada una , estamos listos para planificar la agenda. ¿Y qué diferencia la agenda del planning? Pues su duración. En una agenda, cada página recoge las actividades de un día laboral, mientras que en el planning veremos las actividades pendientes a largo plazo. En el día a día, es conveniente tener disponible agenda y planning para consultas, dudas y reestructuración de tareas que pudiesen surgir.
Para planificar la agenda, existen múltiples aplicaciones y herramientas en internet que te pueden a ayudar a hacer el proceso más sencillo y rápido. Además estas aplicaciones suelen presentar grandes ventajas, como avisos de citas y reuniones, para que nunca pierdas una. Algunos ejemplos de este tipo de aplicaciones que te ayudarán a optimizar tu tiempo son:
- Google Calendar: Es una agenda online gratuita donde registrar todos tus eventos, compromisos o citas, que además te permite compartir dicha información con quien tú quieras.
- Doodle: Es otro tipo de agenda online que permite optimizar tu tiempo al máximo. Tiene versión gratuita y versión Premium. Esta herramienta, admite configuraciones del calendario, agenda y planning, de modo que tengas ordenado por día y hora todas las tareas planificadas. También podemos destacar de esta herramienta su opción MeetMe, que te permitirá acordar citas o reuniones.
Un consejo, para planificar bien tu agenta, ponte las tareas importantes en las horas en las que seas más productivo o estés más atento, eso será garantía de eficiencia y eficacia.
Gestionar las distracciones: En un momento como el que vivimos, en el que el móvil es una extensión de nosotros mismos, podemos vernos constantemente interrumpidos durante el desarrollo de nuestro trabajo. Esto es importante controlarlo cuando queremos que la gestión de nuestro tiempo sea lo más eficaz posible. Recomendamos fijar un tiempo para mirar el correo o para atender llamadas. Es inevitable atender llamadas no previstas, pero si marcamos un tiempo para las que si tenemos prevista, conseguiremos concentrar todos esos compromisos en un mismo momento evitando interrupciones durante el resto del día.
Ser proactivo: Para una gestión del tiempo eficaz lo mejor es planificar la agenda semanalmente. Marca un momento de la semana, bien al principio o al final de la misma, para organizar y repartir las tareas en los días. Durante la semana, repasa que anotaste y tacha las tareas realizadas. Antes de abandonar tu puesto de trabajo revisa cuales son las tareas para el día siguiente por si fuera necesario realizar algún ajuste. Si no has cumplido todos tus objetivos marcados, no te preocupe, debemos ser flexibles puesto que en la planificación nunca entrarán los imprevistos.
La importancia del descanso: Para ser más productivo y estar más relajado es importante que cada cierto tiempo te tomes un descanso. Tomar un café, hacer una llamada personal o dar un pequeño paseo pueden ser actividades que te ayuden a desconectar momentáneamente para volver con más fuerza. Los expertos en gestión y optimización del tiempo, aseguran que se debe descansar para ser más eficaces.
La técnica Pomodoro: Consiste en planificar tu tiempo en tareas que puedan desarrollarse en bloques de 25 minutos (pomodoro). Al finalizar cada tarea se debe descansar 5 minutos y cada cuatro pomodoros se deberá realizar un descanso más prolongado. Eso sí, en esta técnica hay que aprovechar al máximo cada pomodoro, es decir, optimizar al máximo el trabajo efectuado durante los 25 minutos de cada pomodoro, sin admitir ningún tipo de distracción.
No olvidar el tiempo libre: No hablamos de planificar si vamos a ir al cine o a tomar algo con los amigos. Sino de planificar un espacio para él. Ponte un límite horario para el trabajo y así dispondrás de unas horas para dedicarlas a tus aficiones. Fijar en tu agenda personal estos momentos de ocio puede ayudarte a crear una rutina que te ayude a estar mejor organizado y menos estresado.
Al repasar todas estas técnicas, nos damos cuenta de la importancia de integrar buenos hábitos en la organización de nuestro trabajo para el exitoso desarrollo de este. Aunque seamos eficientes, una desconpensación en la carga de tareas o la necesidad de atender a distintos compromisos en un corto periodo de tiempo, puede llevarnos a un mal desempeño de nuestra labor. Dedicar tiempo a la organización y planificación es fundamental si queremos superar los retos necesarios para crecer como empresa.
