Enfrentarse por vez primera como profesional o empresario a la nómina de un trabajador puede resultar complejo al tratarse de un documento que registra una serie de datos que es fundamental conocer y entender.

Se puede entregar en papel o en formato digital o electrónico para imprimirla. En cualquiera de los casos, el contenido de la nómina debe ser claro, con fácil comprobación de los conceptos pagados, que deben ir desglosados y permitir el cálculo del importe de cada uno.

El tipo de nómina debe ajustarse al modelo establecido por el Ministerio de Empleo, o bien, al decretado por el convenio colectivo del sector o empresa en cuestión.

Su estructura es la siguiente:

Encabezado de la nómina

El encabezado tiene que incluir obligatoriamente los datos fundamentales para identificar tanto a la empresa como al trabajador. El periodo de liquidación de la nómina también debe aparecer en este apartado.

Datos de la empresa

• Denominación social
• Dirección
• CIF
• Código de cuenta de cotización de la Seguridad Social

Datos del trabajador

• Nombre y apellidos
• DNI
• Número de afiliación a la Seguridad Social
• Categoría profesional o el puesto de trabajo
• Grupo de cotización
• Antigüedad en la empresa

Estos datos que aparecen del trabajador son muy importantes. En muchas ocasiones, un trabajador que lleva mucho tiempo en la empresa, ha ido subiendo de puesto, y en el contrato aparece solo el puesto inicial. Sin embargo, en las nóminas la empresa reconoce el nuevo puesto, y es una manera que tiene el trabajador de demostrar el puesto que realmente ocupa.

En algunos modelos de nóminas se distingue entre la antigüedad y la fecha de alta en la empresa. Es importante saber que a efectos salariales, lo importante es la antigüedad.

Periodo de liquidación

Debajo del encabezado suele venir indicado el periodo al que se refiere esa nómina. Debe indicar a qué mes se corresponde esa nómina y a qué días dentro de ese mes. Por ejemplo del 1 al 31 de marzo de 2019. Además, tiene que aparecer indicado el total de días al que se refiere esa nómina.

En este punto la nómina puede señalarlo de 3 formas distintas:

• Todos los meses de 30 días, independientemente de si tienen 31 o 28.
• El número de días naturales de ese mes que se han trabajado (28, 30, 31, dependiendo del mes).
• El número de días laborales que efectivamente se ha trabajado ese mes (normalmente 22).

El hecho de ponerlo de una u otra forma dependerá de cómo contabilice la empresa y de lo que establezca el Convenio Colectivo.

Devengos

Los devengos son los ingresos que recibes. Estos podrán ser salariales, o no salariales.

Percepciones salariales

Las percepciones salariales de la nómina son las cantidades que te entregan como retribución a tu trabajo. Siempre tienen que estar compuestas por el salario base. Normalmente, se distinguen varias partidas, cuya suma es lo que se denomina salario bruto.

Dependiendo del sistema retributivo que establezca el Convenio Colectivo pueden aparecer otros conceptos como los complementos, los pluses, la antigüedad, etc. Además, el empresario puede incluir también premios o mejoras.

Es recomendable consultar el Convenio Colectivo y ver si se están recibiendo todos los conceptos que se incluyen en él, y además consultar las tablas salariales que suelen aparecer al final del Convenio para ver si se está cobrando conforme al puesto que se ocupa.

En el caso de que se reciban las pagas extras prorrateadas, deberán venir indicadas también como concepto. Hay Convenios que prohíben que estén prorrateadas, por lo que tenemos que tenerlo en cuenta.

Conceptos de las Percepciones Salariales

• Salario base: Se trata del salario que te corresponde según lo fijado en el convenio colectivo aplicable según tu categoría y grupo profesional, o la cantidad pactada en tu contrato. Es el pilar principal de tu sueldo y la parte más importante de tu nómina. Como consejo, no está de más mirar si tus funciones coinciden con la categoría que tienes atribuida en tu nómina y en tu sueldo base.
• Mejoras salariales: Este concepto aparecerá en tu nómina en caso de que la empresa te esté pagando un salario superior al fijado en el convenio, por ejemplo, debido a una negociación salarial.
• Complementos salariales: Se trata de una retribución fija que podrías recibir o no dependiendo de tus funciones, o de tus circunstancias (complemento por idiomas y/o conocimientos, por antigüedad y cargos, por peligrosidad, por disponibilidad fuera del horario de oficina, etc.)
• Horas extraordinarias: Este concepto recoge las partidas que te corresponden por todas aquellas horas que has realizado durante el mes fuera de tu horario laboral, bien sean de carácter voluntario o forzoso.
• Pagas o gratificaciones extraordinarias: En España, los trabajadores tienen derecho a dos pagas extraordinarias al año. Normalmente, una de ellas se recibe en Navidad, y la otra, en el mes que se fije por convenio colectivo. En caso de que estén prorrateadas, es decir, que te paguen mes a mes la parte correspondiente al total de esas dos pagas, aparecerá indicado en este apartado.
• Salario en especie: Son todas aquellas percepciones no monetarias que puedes recibir en forma de bienes o servicios y que forma parte de tu salario. Como por ejemplo en el caso de la utilización de un coche de empresa o pagos para la manutención, entre otros. Generalmente estas percepciones cotizan a la Seguridad Social y vienen determinadas por el convenio colectivo de la actividad que se desarrolle, aunque se puede estipular, previa negociación con la empresa, cuantías superiores a las indicadas en el convenio dependiendo de la cualificación y experiencia del trabajador y de la competencia que para ese puesto de trabajo haya en el mercado laboral.

Percepciones No Salariales

Son esos bienes y servicios que recibes de la empresa pero que no tributan como salario. No tienen deducción de IRPF y, algunas de ellas, tampoco cotizan a la Seguridad Social. Suelen estar establecidos en el Convenio Colectivo de aplicación.

• Indemnizaciones o suplidos: Son gastos que como trabajador has tenido que adelantar en el desarrollo de tu actividad laboral.
• Plus de transporte: Compensa los gastos de desplazamiento de tu residencia al lugar de trabajo.
• Dietas: Incluyen aquellos gastos de manutención y alojamiento. Una parte de los mismos está exenta de cotización a la Seguridad Social, pero no toda. El importe máximo excluido de cotización es el previsto en la Ley y el Reglamento del IRPF.
• Gastos de locomoción: Son los gastos que realizas cuando te tienes que desplazar de tu centro de trabajo a otro para el desarrollo de tu actividad. En caso de utilizar transporte público, estarás exento de cotizar a la Seguridad Social el importe, siempre que presentes la factura como justificante. Sin embargo, en caso de utilizar vehículo propio, solo estará exenta la cuantía que no exceda de 0,19 €/km. Por lo tanto, cotizará y tributará el pago que supere esos 0,19 €/km.
• Gastos de material, etc.
• Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: Son las cantidades que recibes cuando estás en situación de incapacidad temporal o desempleo parcial. Estas cuantías no tributan ni cotizan.
• Pago delegado de las prestaciones económicas por incapacidad temporal y desempleo parcial.
• Mejoras voluntarias: Se suelen dar por parte del empresario o por convenio colectivo de aplicación, de la acción protectora de la Seguridad Social. Desde complementos de las prestaciones por incapacidad temporal o desempleo parcial hasta el importe del salario efectivo que el trabajador tendría derecho a percibir en una situación de normalidad laboral.
• Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos: Estas cuantías están exentas de cotizar a la Seguridad Social y de retenciones para el IRPF.

Deducciones a la Seguridad Social

Las deducciones en una nómina comprenden los pagos que hace el empresario a la Seguridad Social para cubrir una eventual baja por incapacidad, tu futura pensión o tu seguro de desempleo y que se restan de tus ingresos. También te deducirá una retención que corresponde a un adelanto del impuesto sobre la renta, cuyo importe final se concretará cuando hagas tu declaración.

En este sentido, la empresa actúa como colaborador tanto de la Seguridad Social como de Hacienda.

Las principales deducciones que podrás ver en tu nómina son:

• Contingencias comunes: Cubren las contingencias derivadas de accidente no laboral, enfermedad común y maternidad. Se calcula como el 4,7% de la retribución total, excepto aquellos conceptos que hemos señalado que estaban exentos y la cuantía de horas extraordinarias (que computan por otro lado), más las retribuciones mensuales correspondientes al prorrateo de las pagas extraordinarias, en el caso de que así fuera.
• Desempleo: Este concepto es el que te garantiza que puedas acceder a una prestación contributiva, es decir, al paro, en caso de que pierdas el trabajo. Se calcula con respecto a la base de cotización por contingencias profesionales, que se obtiene sumando a la base de cotización por contingencias comunes las horas extras. La deducción será el 1,55% si el contrato es indefinido, en prácticas, de relevo, de interinidad o celebrado con un discapacitado. Si el contrato es de duración determinada, la deducción será del 1,60%.
• Formación Profesional: Corresponde al 0,1%, sobre la base de cotización por contingencias profesionales.
• Horas extraordinarias: Se calculará como el 2% sobre el importe total por las horas extraordinarias debidas a fuerza mayor y el 4,7% sobre el importe total de las horas extra estructurales y no estructurales o voluntarias. En la parte inferior de la nómina, donde indica “determinación de las bases de cotización a la seguridad social y conceptos de recaudación conjunta y de la base sujeta a retención del IRPF y aportación de la empresa”, aparecen desglosados los datos de la cotización a cargo del empresario.
• Desempleo:

Deducciones por IRPF

La retención que se hace del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), es aquella cantidad que va a parar a la Agencia Tributaria, y con la que posteriormente realizaremos la Declaración de la Renta. La empresa adelanta el pago de ese porcentaje en nombre del trabajador (porque se lo ha retenido de la nómina) y lo ingresa en Hacienda.

A cada trabajador se le aplicará un porcentaje de retención diferente en función de su tramo salarial y de la situación personal del mismo: casado o no, tipo de contrato, hijos o ascendientes a su cargo, o algún tipo de discapacidad.

Anticipos

Tienes derecho a recibir anticipos por el trabajo ya realizado antes de que llegue el día de pago. En ese caso, la deducción correspondiente al dinero solicitado, aparecerá en este apartado de tu nómina.

Valor de los productos recibidos en especie

Este valor se corresponde a la cuantía en que se valoraron los productos en especie que ya se habían incluido en el apartado de devengos como complemento salarial.

Otras deducciones

En esta partida se indican, entre otras, las cuotas sindicales, así como el canon de negociación (retención que establecen los propios convenios colectivos para costear los gastos de su propia negociación).

Líquido a percibir

El líquido a percibir es el denominado sueldo o salario neto, y es el que acabaremos viendo como ingreso en nuestra cuenta corriente. Conocida la suma de los devengos y de las deducciones, por fin sabrás cuanto te va a ingresar la empresa en tu cuenta.

Su cálculo después de haber visto todos los conceptos de la nómina es muy sencillo. Se calcula restando del total devengado la cantidad que hay que deducir.

Ejemplo:

Liquido total a percibir = Total devengado – Total deducciones

Consejos al recibir la nómina

Aunque el trabajador firme la nómina, o la reciba por medios electrónicos y se le ingrese la cantidad mediante una transferencia bancaria, esto no supone su aceptación y si el trabajador no está conforme con la cantidad recibida, podrá reclamarla.

Se trata de un documento fundamental a la hora de posteriores reclamaciones a la empresa, ya que indican muchos datos que pueden influir a la hora de solicitar cantidades que no han sido pagadas o indemnizaciones en caso de despido. Al ser un documento de la empresa, es la mejor prueba de salario que podemos tener.

¿A qué se destina el dinero que retienen de mi nómina?

Desempleo

Va directamente a los fondos del SEPE que es el organismo que se encarga de pagar el paro cuando se pierde el trabajo.

A formación profesional

Para cursos de formación y reciclaje de trabajadores.

Cuotas a la Seguridad Social

Cerca del 90% de ese dinero se destina a pagar las pensiones de jubilación, otra parte a pagar las pensiones de incapacidad temporal, maternidad, etc. Y, finalmente, el 2% para pagar al personal de la Seguridad Social.

IRPF

Al Estado para sostener gastos en sanidad, educación, cultura, seguridad, etc.

A veces, algo tan “sencillo” como saber analizar nuestra nómina, nos puede ayudar a resolver muchas de nuestras dudas.