El proceso de cambio de asesoría implica, no solamente solicitar el cambio, sino transferir toda la documentación de nuestra empresa y los trámites, incluída la información sensible, de la anterior a la nueva gestoría. El hecho de que en el transcurso del cambio se nos escape algo relevante, puede generar desconfianza en el proceso, por lo que debemos cuidar cada detalle.
Además, tu asesor actual sabe muchas cosas sobre ti y tu negocio, y el tiempo y esfuerzo que tomará adquirir una buena comunicación con la nueva asesoría, es también un motivo por el que cuesta tomar la decisión de cambiar.
La realidad es que si uno se plantea el cambio de asesoría suele ser por un motivo de peso, y vale la pena ,por tanto, dedicar un tiempo a valorar las diferentes opciones y planear muy bien las fases del traspaso, para que sea un proceso lo más cómodo posible y no interfiera en el ritmo habitual de tu negocio.
¿Por qué cambiar de Asesoría?
Los motivos por los cuales se decide un cambio de asesoría son muy variados y dependen de muchos factores: del tamaño de tu negocio, del número de empleados, de la complejidad de las cuentas, del servicio que esperas obtener en relación a la cuota que pagas, etc.
En general, podemos desglosar los motivos en tres grandes grupos:
Falta de Profesionalidad
Son todas aquellas faltas que hacen que sintamos que no estamos trabajando con profesionales actualizados ni capaces de ofrecernos la atención que necesita nuestro negocio, por ejemplo:
- No cumplen los plazos de presentación de trámites o van muy justos y supone un trabajo extra estar pendiente.
- Se toman mucho tiempo en la presentación de los números o en la elaboración de las nóminas.
- No facilitan los datos de la empresa con suficiente transparencia y rapidez.
- No atienden cuando intento contactar con ellos, hay que perseguirlos.
- No disponen de los datos o servicios digitalizados, lo que supone tiempo en desplazamientos y lentitud en procedimientos.
- No están al día sobre cambios legales, normativas, subvenciones o bonificaciones de las que me puedo beneficiar.
- Faltas graves como no presentar un trámite, que acarrean sanciones directas al cliente.
Falta de Confianza
Son aquellos motivos por los que sentimos que la gestoría no está implicada en el desarrollo de nuestro negocio, por ejemplo:
- No conocer en persona a nuestro asesor o no tener buenas sensaciones con esa persona.
- Haber perdido la confianza después de varios errores de profesionalidad. Se toman mucho tiempo en la presentación de los números o en la elaboración de las nóminas.
- Sensación de intranquilidad y de tener que recordarles cosas o repasar su trabajo.
- No ofrecen un servicio integral, por lo que debo asesorarme también por otras vías.
- Falta de proactividad, no se preocupan por mi negocio, se limitan a llevar la gestión y los trámites administrativos.
Carencias en Relación al Servicio/Precio
Son aquellos motivos por los que pensamos que el servicio no vale lo que pagamos, por ejemplo:
- Pagar por servicios que no usamos.
- Cuotas muy elevadas en relación a la competencia.
- Aumento de precio sin motivo alguno o por servicios que no necesito.
- Deficiencias en el servicio que no se compensan en la cuota.
Si te has encontrado en alguna o varias de estas situaciones, es lógico que te plantees un cambio, ya que no hay nada más incómodo que tener que delegar en alguien en quién no confías.
¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de Asesoría ?
El cierre del año fiscal tiene lugar el 31 de diciembre. Por ello, antes de cambiar asegúrate de que la asesoría en la que finalizas, deje resuelto el ejercicio contable, así como de que haya presentado los impuestos devengados en dicho año.
Aunque el área fiscal-contable se cierra el primer trimestre del año, no dejes de lado el tema laboral y comprueba que los pagos correspondientes a los seguros sociales, estén al día.
En este proceso de cambio, es la nueva asesoría la que toma el testigo del año fiscal que comienza, y la que se encarga, por tanto, de los trámites de esta nueva etapa. Por eso, es mejor realizar el trámite durante los meses de enero y febrero, pensando que comienzas prácticamente desde cero.
No olvides que al cambiar de asesoría, debes entregar de nuevo la documentación necesaria (libros contables, cuentas anuales, impuestos devengados del año anterior, etc.) para que la nueva gestoría pueda comenzar a trabajar. Todo esto facilitará el trabajo a la nueva entidad y te evitará quebraderos de cabeza.
De hecho, también es el mejor momento para hacer realidad el cambio, dado que ya se ha presentado la documentación del trimestre, y eso ayuda a que la transferencia de datos entre asesorías sea más sencilla. De este modo, las cuentas del año siguiente las podrá llevar un mismo gestor desde principio de año y no se dejarán trámites por hacer.
Aunque puedas realizar el cambio en cualquier época del año, es más sencillo hacerlo en épocas donde se ha dado un cierre de trámites y gestiones, o cuando empieza un nuevo año fiscal, como en enero febrero y marzo, o en septiembre.
Pasos a seguir para cambiar de Asesoría
Lo primero que debes hacer es avisar a tu actual asesoría de que quieres cambiar, y comprobar que no tienes un compromiso de permanencia que figure en vuestro actual contrato de prestación de servicios.
Es importante que sepas que aun teniendo un compromiso de permanencia, deben garantizarte el acceso a todos tus datos y trámites, puesto que son de tu propiedad y no de la asesoría.
Una vez que te hayas dado de alta en la nueva asesoría, ellos te indicarán la información que tienes que pedir a tu antigua asesoría. Si llevan la contabilidad al día, no debe suponer un gran problema. Hay muchos casos, en los que es la nueva asesoría la que se encarga de realizar todo el traspaso de información, siempre que se lo autorice su cliente.
Es importante realizar una reunión previa con la nueva asesoría para valorar toda la documentación que pueda ser necesaria. Además, debes recordar, ante todo, pedir los documentos originales.
En el ámbito de asesoría laboral, no debemos olvidar que también habrá que realizar trámites telemáticos, es decir, realizar el cambio de Autorizado en RED, y cambiar los avisos y notificaciones telemáticas de remitente.
Finalmente, conviene dejar por escrito las condiciones de cese en la anterior, y el alta en la nueva gestoría, así como las fechas de cumplimiento y las obligaciones de las que se tienen que encargar cada una en este proceso de cambio.
Documentación que debes solicitar a tu antigua Asesoría
La documentación necesaria variará en función de si eres autónomo, empresa, e incluso, dependerá de la época del año en la que efectúes el cambio. Tu nueva asesoría, después de una primera reunión, elaborará una lista personalizada de la documentación que debe proporcionarte tu anterior asesoría.
También debemos recordar que, según la Agencia tributaria, tenemos que conservar la información contable de los últimos 5 años, la cual, también deberemos proporcionar a la nueva asesoría desde que fuera el caso.
Motivos para cambiar de Asesoría
Estas son algunas de las señales que pueden condicionar en buena medida tu decisión final sobre el cambio de asesoría:
- Una atención impersonal y lejana.
- Falta de información sobre trámites, subvenciones o ayudas.
- Implicación nula con los clientes ante imprevistos.
- Escaso asesoramiento y seguimiento de sus usuarios.
- Lenguaje confuso difícil de entender.
- Servicios inaccesibles y complejos.
- Cambios inesperados en las tarifas.
- Existe escasa confianza porque se han equivocado en más de una ocasión.
- No cumplen los plazos o trabajan con tiempos de respuesta muy cortos.
- No están al día en los cambios legales y novedades ni las comparten con los clientes.
- Se encuentran demasiado encasillados o tardan mucho en sus gestiones.
¿Qué debo tener en cuenta al cambiar de Asesoría?
Cuando decidas cambiar de asesoría, asegúrate de que la contabilidad esté al día y de que toda la documentación esté organizada. Además, para facilitar el proceso de cambio puedes utilizar estos valiosos consejos:
- Concreta fechas y planifica. Utiliza un calendario fiscal. Prioriza las acciones y delega.
- Apunta la documentación que recibes y entregas para que no se quede ningún documento fuera de archivo.
- Tómate un tiempo para realizar una auditoría de lo que se ha realizado hasta ahora y, también, ejecuta planes de futuro; tanto a corto como a largo plazo.
- Destaca temas pendientes o inacabados y no olvides realizar un seguimiento al respecto.
- Valora antes de tomar cualquier decisión el servicio que esperas recibir.
- Sitúa al nuevo gestor en tus planes de futuro e iniciativas que quieras tomar en el nuevo ejercicio.
Consejos para Elegir Nueva Asesoría
El cambio de asesor responde, básicamente, a criterios como encontrar una gestión eficiente que se acomode a las necesidades de tu empresa.
Por ello, aunque el precio es importante y no debemos dejarlo de lado, es fundamental tener en cuenta una serie de elementos que te ayudarán a elegir una nueva asesoría. Éstos son algunos de ellos:
- Existe compromiso e interés por ti (si eres trabajador autónomo o empresario) y tu organización.
- Trabaja para mejorar los resultados de tu proyecto y no sólo pensando en su rentabilidad.
- Es rápida a la hora de implementar los cambios legales y de organización.
- Propone soluciones ágiles a los imprevistos que puedan surgir.
- Responde con orden y facilita un servicio integral que incluye asesoramiento.
- Proporciona seguridad en aspectos delicados como la protección de datos, los seguros de prevención, riesgos laborales, las licencias, la comunicación y las patentes.
- Se comunica rápidamente contigo, ya sea vía correo electrónico, chat, WhatsApp o llamada telefónica.
- Envía las nóminas puntualmente, dispone de seguro de responsabilidad civil o utiliza procedimientos de Calidad ISO. Estos parámetros te van a proporcionar mucha tranquilidad.
- Tiene experiencia con empresas relacionadas con el sector al que te dedicas.
- El servicio es satisfactorio.
Recomendaciones:
Estar mal asesorado puede implicarte no solo pagar más, sino llegar a cometer errores que te supongan desde el pago de altas penalizaciones hasta el cierre de tu negocio.
El entendimiento y la confianza entre gestoría y cliente debe ser la base para que todo funcione. Ellos deben entender tu negocio y lo que necesita en cada momento, y tú, debes entender sus explicaciones y peticiones. Apenas de este modo podréis construir juntos, un mejor futuro tanto para tu empresa como para ti.
Y recuerda, el primer trimestre del año, una vez realizado el cierre del año fiscal y presentados los impuestos, es idóneo para ceder el testigo a una nueva gestoría. Aprovecha para analizar tu situación y ver si necesitas algún cambio.
