Se trata de una factura como tal, es decir, tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, pero se emite y envía en formato electrónico. Esto implica que la expedición de una factura en formato electrónico esté condicionada a que tanto el emisor como el receptor admitan este formato, ya que están reguladas y deben cumplir unos estándares.

La factura electrónica, por lo tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. En la misma, se describe habitualmente el costo de los servicios y el desglose de los impuestos correspondientes a pagar.

Estas facturas también pueden denominarse como factura telemática o factura digital.

Tipos de Facturas Electrónicas

No hay ningún tipo de normativa que nos obligue a utilizar un formato u otro para generar una factura electrónica. No obstante, habitualmente se emplean documentos PDF y XML.

Por ello, conviene distinguir los dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado, y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia se encuentra en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado, mientras que el no estructurado, no lo facilita.

Facturas en Formato Estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos. Pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y, ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Algunos ejemplos de formatos estructurados, son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en Formato No Estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen. Esto implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor, requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado. Como por ejemplo, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Entre éstas, tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Con esta medida, la Unión Europea quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias. El objetivo es poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan actualmente.

Requisitos de Estas Facturas

Según asegura la web gubernamental Facturae, todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar lo siguiente:

• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
• La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

• La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
• La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Aspectos a Tener en Cuenta para su Mantenimiento y Archivo:

Se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

También es necesario garantizar el acceso a las facturas electrónicas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.

Ventajas de la Factura Electrónica

Entre otros, las facturas electrónicas poseen los siguientes beneficios:

• Ahorro de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
• Optimización de la tesorería.
• Obtención de información en tiempo real.
• Reducción de tiempos de gestión.
• Agilidad en la toma de decisiones.
• Administración y contabilidad automatizadas.
• Control de acciones erróneas.
• Uso eficaz de los recursos financieros.
• Flujos de transacciones agilizados.
• En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
• Mayor agilidad en la toma de decisiones.
• Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
• Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (sello del fechador).
• Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión.
• Obtención de sellos en serie y folios de serie ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con previa obtención de la Firma Electrónica Avanzada.
• Contabilidad automatizada.
• Facilidad para el cálculo de impuestos.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Modelos de Facturación Electrónica Más Frecuentes

Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas

Para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas, puedes hacerlo de dos formas:

• Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
• Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero.)

En cualquiera de los casos, asegúrate de que cumplen todos los requisitos de las Administraciones Públicas.

Por otro lado, si trabajas en una pequeña o mediana empresa, o eres autónomo, puedes utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Facturas Electrónicas para las Administraciones Públicas

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

• Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
• Estar firmadas electrónicamente.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica.

Firma de una Factura Electrónica para las Administraciones Públicas

• Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. (Administraciones Públicas), necesitas utilizar un certificado electrónico reconocido.
• El programa informático o servicio de facturación que emplees, te indicará cómo usarlo.
• En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo Debo Indicar el Destino de la Factura Electrónica Dirigida a las AA.PP.?

Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberás identificarlo en la factura electrónica.

En particular, deberás identificar:

• Oficina contable.
• Órgano gestor.
• Unidad tramitadora.
• La administración le proporcionará la información necesaria.

¿Cómo Debo Enviar la Factura Electrónica a las AA.PP.?

Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Un punto general de entrada de facturas electrónicas, es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:

• A través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
• Mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Los puntos generales de entrada de facturas electrónicas, también te permiten conocer el estado de tramitación de tus facturas.

Muy Importante:

El envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.

Punto General de Entrada de la Administración General del Estado

El Punto General de Entrada se conoce como FACe. Puedes acceder a su portal web haciendo clic en FACe o tecleando en tu navegador www.face.gob.es.

En esta web podrás:

• Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
• Consultar el estado de tus facturas.
• Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
• Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
• Obtener ayuda.

Facturar electrónicamente a otra Empresa

Si tienes una empresa, y estás interesado en expedir facturas electrónicas a tus clientes, aquí te proporcionamos información sobre cómo hacerlo cuando tu cliente es otra empresa.

Para garantizar la autenticidad del origen, y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante firma electrónica, podrás utilizar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica:

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).

En ambos casos, necesitarás disponer de un certificado electrónico reconocido.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero) que emplee firma electrónica, será este el que firme electrónicamente tus facturas.

¿Cómo Puedo Expedir Facturas Electrónicas?

Hay tres formas de expedir facturas electrónicas:

• Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos. Este programa puede estar instalado en tu ordenador o acceder a él a través de Internet.
• Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
• Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente “autofacturación”).

Requisitos que Debe Cumplir una Factura Electrónica

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de cualquier factura.

El medio de expedición de la factura, sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:

• Legibilidad

  La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

  No tienes que preocuparte por este requisito, ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

• Autenticidad del Origen de la Factura

  Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

• Integridad del Contenido de la Factura

  Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos, ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.